“É muito cacique pra pouco índio” – Como a Legal Operation pode ajudar em seus problemas de gestão.

Cynara Batista Postado em 11/07/2019

Como o aprimoramento da gestão jurídica nas empresas através de Legal Operations pode transformar os resultados da sua tribo.

A frase é velha conhecida e expressa um modelo às avessas de gestão na organização social de uma tribo. As duas figuras mais importantes são o Cacique, que é CEO (Chief Executive Officer), sendo o principal chefe e responsável pelas decisões da tribo e o Pagé, que é o chefe do Setor Metafísico-Curandeirístico e também atua como um headhunter, selecionando os melhores talentos para a caça. Neste tipo de formação social bastante simples, a centralização das tomadas de decisões tem estrutura organizacional verticalizada baseada na hierarquia. Embora seja um modelo onde as responsabilidades de todos da equipe é bem definida, há uma dependência de um líder forte no topo. Se a gestão é fraca, todas as estruturas hierárquicas podem se desestabilizar por uma má decisão tomada pelo superior.

Muitos são os fatores que podem gerar deficiências organizacionais em escritórios de advocacia, setores jurídicos ou empresas em geral. Descobrir pontualmente onde estão os elos fracos da corrente é uma tarefa muito complicada, sobretudo, quando se trata de gestão verticalizada. 

A formulação de um diagnóstico preciso é a porta de saída mais eficiente, mas dificilmente conseguem-se resolver problemas de estrutura quando a cultura organizacional  baseia-se nos moldes de um Cacique e sua tribo (modelo já quase inexistente no mercado, exceto nas empresas pequenas) ou uma tribo onde vários índios nos diversos seguimentos organizacionais do terreiro acham que são Caciques. 

Os modelos organizacionais tem mudado, arquitetando-se de forma descentralizada e horizontal. Neles, empodera-se cada membro da equipe, que torna-se capaz de tomar determinadas decisões e assumir a responsabilidade pelas consequências. A nova tendência tem sido benéfica, aumentando a produtividade das empresas e resgatando a autoestima dos funcionários. Tudo leva a crer que  escritórios e departamentos jurídicos (último catão a ser atingido por qualquer novidade em management), embarquem por completo no novo modelo. 

Nem tudo são flores, todavia. Sem processos e sem a escolha das pessoas certas, sua tribo pode ter muito cacique para pouco índio, o que é um problema, principalmente se seus caciques falarem línguas diferentes e não forem dados à execução das tarefas do dia a dia. 

É possível, todavia, organizar de forma eficiente  seu escritório/departamento jurídico, observando as modernas regras de gestão. 

Organização da tribo

A primeira medida é identificar o perfil dos gestores. Precisamos saber que tipo de Caciques são, se absolutistas, líderes, conciliadores, etc. Lembre-se que eles estarão distribuídos por todo o organograma, desde os postos de chefia até os estagiários. É preciso garantir que eles falem a mesma língua e sigam os principais processos resenhados para a organização. Do contrário, haverá confusão de ideias, perda de energia e de motivação. O resultado: produtividade, competitividade e retorno financeiro aquém do esperado (Esse sim é um bom ponto). 

Com a crise financeira global e o avanço das tecnologias, nasceu uma necessidade de mercado onde o Advogado precisa entender todo o ecossistema empresarial para que se obtenham dados mais fieis e transparentes para melhor análise de processos, automatização de tarefas repetitíveis e envolvimento de forma mais colaborativa entre todas as partes de um negócio. Há uma tendência de mercado que precisa de um operador do Direito diferenciado, com comportamento híbrido e inclinações empresariais fortes.

Pessoas, processos e tecnologia

De forma geral, Legal Operation – LOps trata de um alinhamento holístico de três elementos principais relacionados à administração de um departamento jurídico

Pessoas

Tudo começa com a seleção das pessoas certas, engajadas (para) participar de uma atividade colaborativa onde cada indivíduo, de forma particular, oferece aquilo que ele tem de melhor. Veja acima o que falamos sobre o perfil dos caciques. 

Processo

Capturar o esforço da equipe através do desenho claro de processos, sempre captando e analisando dados destinados ao aprimorando dos próprios processos e da tomada de decisão. Bem desenhados, processos não matam a criatividade e melhoram, muito, a eficiência da organização. 

Tecnologia

Ter em mão as melhores ferramentas para a execução dos projetos. Aqui, é preciso lembrar: tecnologia não é fim, é meio. A escolha das ferramentas corretas depende, sempre, da prévia identificação do problema a ser enfrentado. Voltaremos ao tema mais à frente. 

O que é Legal Operation afinal?

É um conjunto de atividades de negócios, processos e pessoas que maximiza a capacidade de uma equipe jurídica, que atuará não somente na proteção mas também na expansão do negócio da empresa ou do cliente. Isso requer uma ampla combinação de habilidades, incluindo planejamento estratégico, gerenciamento financeiro, gerenciamento de fornecedores, tecnologia, Data Analytics de bases jurídicas e, principalmente,  o engajamento de pessoas.

As principais características de um Advogado de Legal Operation são:

– Compreender muito bem o core business do cliente.

– Capacidade de detectar as necessidades do negócio e propor soluções respeitando os requisitos legais (compliance);

– Gerenciar orçamentos e analisar as tendências de gastos;

– Governança e alinhamento multifuncional;

– Conectar todos os atores da empresa, de ponta a ponta, em busca do crescimento de forma colaborativa, humanizada, tecnológica e eficiente, com valorização de pessoas com habilidades mais sensíveis (soft skills) do que apenas experiência em determinados departamentos;

– Visão estratégica que transcende a mera atividade de controladoria jurídica e diversificação do portfólio de ferramentas além da simples narrativa jurídica;

– Gestão de projetos e estruturação de dados para formulação de estratégias;

– Otimização de processos e antecipação de situações diversas com acompanhamento de fornecedores e pós-venda;

– Suporte tecnológico;

– Gostar de pessoas, ter perfil multidisciplinar e promover a simbiose entre os diversos departamentos da empresa (Diretoria, Gerência, Coordenação, Supervisão etc);

– Agregar, em prol do aumento de produtividade, o know how de vários setores de conhecimento, parceiros e terceirizações;

– Organização das equipes horizontalizadas e reenquadramento do Caciques fora da curva;

– Gestão de conhecimento; Criação de estratégias de longo prazo, alinhando metas anuais e métricas correspondentes.

Em suma, Legal Operations são práticas dedicadas a impulsionar uma maior eficiência operacional em departamentos jurídicos corporativos ou grandes escritórios, com o objetivo de permitir que os advogados internos conectem se num trabalho com alto valor agregado enquanto transformam significativamente as operações jurídicas, o relacionamento com os clientes e a produtividade.

É fácil de fazer?

Não. E é bem complicado e delicado o processo de estruturação de um departamento de LOps em grandes empresas, e até mesmo a adoção deste perfil de comportamento em pequenas empresas ou escritórios. Demanda muita paciência, desmembramento de setores não eficientes, capacitação de pessoal, equipes multidisciplinares, e tentativa e erro.

É tudo muito novo e a necessidade dessa nova forma de gestão jurídica acompanha a evolução tecnológica que impulsiona o mercado financeiro. E por falar em tecnologia, não se trata simplesmente de implementar um software disso ou daquilo. O advogado  do futuro vai ter que reaprender a enxergar o mercado e suas aspirações tecnológicas (bem como acostumar-se a primeiro identificar o problema para depois procurar a ferramenta tecnológica mais adequada). Não basta dizer que quer usar “inteligência artificial”. Tem que saber o motivo. 

Essa é uma mudança de mindset. Um alteração de cultura. Envolve aprendizado, especialização em gente e valores. Esses temas são profundamente ligados a quem somos e a que tipo de transformação profissional e técnica queremos implementar. 

Mais uma vez, devemos atentar ao movimento de transformação cultural das pessoas. Desde o empresário de mentalidade mais resistente, à equipe de pós-vendas e resultados.

O que precisamos?

Aprender a fazer diferente. Fazer cursos focados em tecnologia, mercado e inovação! Termos coragem de mudar o Direito tradicionalista e adequá-lo às demandas modernas propagando o espírito de um Direito tecnológico, diferenciado e multidisciplinar. Por exemplo: sem noções de microeconomia, é praticamente impossível antever que tipos de incentivo um determinado contrato está criando e, logo, que tipos de problemas a empresa estará prestes a enfrentar. Indo além, sem noções estatísticas e de análise de dados, o advogado não tem condições de decidir entre a propositura de um acordo ou o ajuizamento de uma ação. Por fim, sem conhecer o básico da tecnologia, é impossível decidir qual a melhor ferramenta para amparar o advogado na solução desses problemas. 

Isso dá dinheiro? Bem… podemos dizer que quem implementou o LOps, sendo o responsável pelo setor jurídico ou empresa que absorveu, anda bem contente, fazendo a dança da chuva por aí.

Costumamos chamá-los de New Lawyers…

Texto colaborativo entre Cynara Souza e Erik Navarro

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