Metodologias Ágeis na gestão de escritórios de advocacia

Em meio a tantos assuntos urgentes recebidos diariamente, muitos advogados não percebem a constante transformação que estamos vivendo e a necessidade de mudança em relação aos serviços jurídicos prestados.

Clientes e consumidores desejam respostas rápidas, maior previsibilidade de custo e flexibilidade no escopo das propostas. Mas como atender a esses anseios com os velhos costumes e a rigidez natural do mundo jurídico?

A resposta para essa pergunta é: através do gerenciamento ágil dos projetos jurídicos. Utilizados na área de gestão de projetos, os métodos ágeis surgiram como uma forma das empresas responderem a seus clientes de forma mais rápida, transparente e colaborativa.

Contudo, se aplicados de forma correta, a eficácia destes métodos podem ser usados por escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas.

Entender o fluxo dos processos internos que cada equipe jurídica possui ao executar suas demandas e poder acompanhá-las durante toda sua jornada (desde a sua execução, passando pela validação interna, até a entrega definitiva ao cliente) é extremamente importante para perceber como a eficiência e produtividade dos advogados podem ser profundamente impactadas.

Tem interesse no assunto? Continue a leitura.

Por que utilizá-las?

Seja em escritórios de advocacia ou departamentos jurídicos, advogados precisam cumprir uma série de regras e procedimentos para executar suas tarefas.

Ao receber a demanda de um cliente no escritório, por exemplo, o advogado precisa seguir processos específicos para o atendimento daquele caso, como: obter informações e documentos relacionados ao caso; pesquisar qual o entendimento legal e jurisprudencial  aplicável; elaborar um documento com base nessas informações (contrato, petição inicial etc); e revisar o documento internamente com algum outro membro da equipe ou, externamente, com o próprio cliente para, então, a demanda ser concluída.

Esse tipo de rotina muitas vezes é estruturada de maneira inadequada,  gerando uma série de ineficiências no dia a dia do advogado, que acabam prejudicando o seu próprio rendimento.

Reuniões excessivas, diversos e-mails na caixa de entrada sobre o mesmo assunto, acúmulo de demandas para um mesmo profissional, baixa produtividade da equipe ou mesmo dificuldade em gerir a agenda, sem dúvidas, se tornaram alguns dos gargalos de perda de produtividade dos profissionais de escritórios e departamentos jurídicos existentes no mercado.

Grande parte desses problemas, contudo, podem ser facilmente eliminados com a simples utilização de metodologias ágeis no mercado jurídico.

Como utilizá-las na área jurídica?

Conheça três das principais metodologias ágeis que podem ser utilizadas pelos profissionais da área jurídica.

Scrum

Caracterizado por um processo de monitoramento e feedbacks constantes, onde o Product Owner prioriza os itens que serão realizados dentro de um Sprint (ciclos de desenvolvimento com duração de até 30 dias). Torna a equipe responsável por selecionar quais ações serão desenvolvidas no decorrer do período e realiza encontros diários, de no máximo quinze minutos, onde há o monitoramento de resultados e feedbacks das atividades já realizadas.

Este método pode trazer grandes impactos positivos ao ser utilizado em departamentos jurídicos e escritórios de advocacia, com adaptações para a área, como por exemplo, trazer os Sprints para o módulo semanal, com a definição pelo Coordenador dos prazos e atividades a serem realizadas pela equipe no decorrer do período, dando a cada membro a possibilidade de definir as atividades que irá executar, e ao final do dia, verificar as tarefas executadas, dúvidas e atividades ainda pendentes de cada um dos colaboradores. Evitando assim o retrabalho, incentivar a troca de conhecimento entre os membros do grupo e identificar os pontos a serem melhorados em cada um dos colaboradores.

Agile

Desenvolvida como uma forma de acelerar as entregas durante o desenvolvimento de um projeto, fracionando a meta/projeto em entregas menores, o método agile é caracterizado pela estruturação de times auto-organizados e multidisciplinares fazendo uso da Inteligência Coletiva para a entrega mais célere do objeto final.

O uso desta metodologia no setor jurídico possibilita, através da troca de experiência e conhecimento de profissionais de áreas correlatas, a definição de estratégias jurídicas mais eficazes capazes de trazer não apenas a obtenção de maior segurança legal, como também, possibilita a prevenção de possíveis impactos destas em outros setores da empresa/cliente.

Kanban

Termo de origem japonesa que significa “cartão” ou “sinalização”, o método Kanban foi utilizado pela primeira vez na montadora Toyota e possui como ferramenta principal a utilização conjunta de quadro e post-its para indicar e acompanhar, de maneira visual, o andamento dos fluxos das empresas.

Então, imagine um grande quadro com três divisões: a primeira “executar” com as tarefas e prazos que precisam ser executados, o segundo “em execução” com as atividades que já foram selecionadas e estão sendo desenvolvidas pela equipe e o terceiro “finalizada”, com aquelas que já foram finalizadas. Conforme as tarefas são desempenhadas, o post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.

Com este método, o gestor traz a responsabilidade pelo cumprimento das atividades a toda a equipe, utilizando todo o potencial produtivo dos colaboradores e diminuindo casos de sobrecarga e inatividade de membros específicos.

Com a utilização destas metodologias, os profissionais da área jurídica passam a agregar valor ao serviço prestado, trazendo ao seu trabalho um diferencial competitivo, tanto pela celeridade na entrega, como pelo resultado obtido pelo destinatário final de suas atividades profissionais.

Esperamos que essas informações sejam úteis para você e contribuam para o seu processo de crescimento e conhecimento dentro da advocacia. Quer saber mais sobre o assunto?

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